Uno de los problemas más frecuentes de los directores de las empresas es el tiempo que pierden en la gestión de proyectos lo cual es una causa de estrés para ellos y para sus equipos. De igual manera que en la antigüedad, aprendieron a usar la palanca o la rueda para facilitarse la vida, las personas de hoy en día, deben beneficiarse de los adelantos que existen para poder lograr sus metas sin tanto estrés. En la actualidad hay muchas soluciones que permiten hacerlo de una manera más fácil. En nuestro artículo de hoy te decimos cómo hacerlo.
¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es administrar de manera organizada una iniciativa. Es igual de lo que se trate. Si un proyecto tiene una buena estructura desde sus inicios, las probabilidades de alcanzar el éxito se multiplican.
Por lo general cuando se piensa en la gestión de proyectos nos centramos en el ámbito empresarial. Tener un método específico y el software adecuado es lo que realmente facilita que el proyecto se pueda convertir en viable, alcanzable y rentable. Nos permite evitar las pérdidas de tiempo y enfocarnos en los objetivos deseados.
No es lo mismo la gestión de proyectos que la gestión de tareas. Las tareas componen los proyectos por lo que no basta con organizarse en tareas para lograr la máxima efectividad.
Cualquier proyecto necesita su gestión para no tener fallos que originan pérdidas económicas y desgaste emocional.
La gestión de proyectos es una disciplina teórica, con una metodología rigurosa que garantiza el éxito y evita errores.
Los beneficios que otorga
La gestión de proyectos es todo un universo, una disciplina de gran complejidad. Cada vez existen más estrategias, herramientas, técnicas y conceptos para llevarlo a cabo.
Las ventajas que se obtienen al hacerla adecuadamente son las siguientes:
- Más productividad
- Ahorro de tiempo
- Menos gastos
- Optimización de recursos
- Trabajo en equipo
- Fomenta la colaboración
- Se evitan confusiones motivadas por la falta de roles
- Responsabilidades claras
- Más satisfacción interna
- Agilidad de procesos
- Aumento de la motivación
- Logro de objetivos
- Mejorar la rentabilidad del negocio a todos los niveles y de forma sostenible en el tiempo.
¿Cuáles son las etapas de la gestión de proyectos?
Por lo general, los proyectos se pueden dividir en cinco etapas:
- Análisis de viabilidad del proyecto. Que incluye valorar la viabilidad, el alcance y los riesgos
- Planificación detallada. Consiste en definir el alcance, hacer estimaciones de tiempo y costos, asignar roles y concretar un cronograma o calendario
- Ejecución. Se lleva a cabo dividiendo las distintas fases que marquen las tareas del proyecto en sí.
- Seguimiento y control. Son la programación de reuniones de follow-up e informes periódicos para poder ir viendo resultados y hacer ajustes en tiempo real
- Cierre y evaluación. Al terminar el proyecto es necesario hacer una valoración del proyecto desde la fase inicial de análisis hasta el cierre, haciendo un resumen de resultados.
En función del área, de la envergadura del proyecto y del tema que trate, se irán concretando estas distintas etapas de una forma u otra.
Si lo que quieres es iniciar una startup, necesitas apoyarte en la tecnología que te ayuda al desarrollo de la gestión de proyectos. Existen softwares que entre sus funcionalidades incluyen la gestión de proyectos. Te recomendamos que investigues cuál es el más adecuado para tu empresa y que no inicies nada sin tener un buen plan. Recuerda que la planeación es muy importante para conseguir el éxito.
